Celem artykułu jest wyjaśnienie wymagań nałożonych Dyrektywą w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. na Jednostki Samorządu Terytorialnego. Warto dodać, że każda dyrektywa unijna jest dodatkowo implementowana przez Państwa Członkowskie. Czas na wdrożenie zapisów dyrektywy mija już niedługo bo dnia 17 grudnia 2021r. Stąd też wiele podmiotów prywatnych i publicznych nie czeka na treść przepisów polskiej ustawy, a samodzielnie zaczynają projektować systemy ochrony sygnalistów w organizacjach.
Czy ochrona sygnalistów ma zostać wdrożona we wszystkich JST
Państwa członkowskie mogą zwolnić z obowiązku ustalania wewnętrznych kanałów zgłoszeń jednostki samorządu terytorialnego liczące mniej niż 10 000 mieszkańców lub zatrudniające mniej niż 50 pracowników. Ciężko przewidzieć czy dojdzie do tego typu zwolnienia w polskim porządku prawnych z uwagi na niepojawienie się do tej pory nawet projektu ustawy.
Ustanowienie kanałów dokonywania zgłoszeń i ustanowienie procedur
Jednym z podstawowych obowiązków nałożonym Dyrektywą jest przyjęcie procedur na potrzeby zgłoszeń wewnętrznych i działań następczych, składających się z następujących elementów:
- Ustanowienie wewnętrznych kanałów (np. email, system informatyczny, list, skrzynka, telefon, ustanie) gwarantując zachowanie poufności;
- Potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia sygnalisty;
- Przypisanie odpowiedzialności;
- Podejmowanie działań następczych w stosunku do zgłoszeń anonimowych i pozostałych;
- Ustalenie terminu przekazywania informacji zwrotnych;
- Poinformowanie o procedurach dla zgłoszeń zewnętrznych
Przypisanie odpowiedzialności
W świetle wymagań dyrektywy należy wyznaczyć bezstronną osobę lub bezstronny wydział właściwy do podejmowania działań następczych w związku ze zgłoszeniami. Osoby te odpowiedzialne będą za komunikację z osobą dokonującą zgłoszenia, w zakresie wyjaśnień i przekazywania informacji zwrotnych na temat przekazanego zgłoszenia.
Prowadzenie rejestru zgłoszeń i ochrona sygnalistów
Kolejnym z wprowadzonych wymagań jest prowadzenie rejestru wszystkich przyjętych zgłoszeń, uwzględniając wymogi w zakresie poufności tych danych. Jasne jest, że kierownictwo organizacji powinno również zadbać o ochronę sygnalistów przed potencjalnymi działaniami odwetowymi np. ze strony bezpośrednich przełożonych lub osoby oskarżonej w zgłoszeniu.
Działania uświadamiające
Wobec potencjalnych sygnalistów tj. pracowników ale i również osób mających kontakt z danym podmiotem w ramach swojej działalności zawodowej. Dla przykładu mogą to być usługodawcy, dystrybutorzy, dostawcy i partnerzy handlowi, należy prowadzić działania uświadamiające. takie informacje można umieszczać w widocznych miejscach, na stronie internetowej podmiotu. Także mogą być uwzględniane w ramach organizowanych szkoleń.