Klauzule RODO w Szkole

W artykule zostaną opublikowane ciągle aktualne przykłady błędnej interpretacji podstaw przetwarzania danych osobowych, jaką jest zgoda oraz realizacja obowiązków informacyjnych. Z jednej strony można zaobserwować Zjawisko nadmiarowości zbierania zgód na przetwarzanie danych, a z drugiej w przypadku kiedy te zgody są konieczne (wykorzystanie wizerunku dziecka), ich brak.

W swojej strukturze, artykuł poruszy następujące elementy związane z ochroną danych osobowych w oświacie:

  • Procedura monitoringu wizyjnego;
  • Realizacja obowiązku informacyjnego w oparciu o najważniejsze czynności przetwarzania danych osobowych w Szkole;
  • Kiedy zgoda? Komentarz praktyczny na podstawie obecnie realizowanych przez Szkołę czynności;

Realizacja obowiązku informacyjnego w placówce oświatowej (art. 13 i 14 RODO)

Sposób realizacji obowiązku informacyjnego według wytycznych RODO przysporzył Dyrektorom sporo wątpliwości. Administrator powinien przygotować odpowiednie pod względem celu i podstawy prawnej klauzule obowiązku informacyjnego. Przeanalizujmy na ten przykład jedną z najważniejszych czynności przetwarzania danych osobowych przez szkołę – prowadzenie rekrutacji dzieci w nowym roku szkolnym:

Idealnym miejscem na realizację obowiązku informacyjnego wynikającego z art. 13 RODO jest wniosek o przyjęcie dziecka do placówki oświatowej w formie dołączonej kartki do wniosku, bądź jako załącznik do dokumentu.

W przypadku prowadzenia warsztatów, konkursów, przez Szkołę, w których przetwarzany będzie wizerunek dziecka, klauzula powinna być dołączona do pisemnej zgody opiekuna prawnego na przetwarzanie wizerunku dziecka.

Nie wymagane jest zbierania pod klauzulami obowiązków podpisów od osób, których dane będą przetwarzane. Obowiązek informacyjny nie musi być obligatoryjny dla spełnienia danej czynności określonej w przepisie sektorowym (niezapoznanie się z obowiązkiem nie może warunkować przeprowadzania np. rekrutacji do placówki oświatowej).

Kiedy zgoda

Warto za pomocą przykładów przeanalizować błędnie zbierane zgody. Znaczna część Dyrektorów dopuszcza się nadmiarowości zbierania zgód, zamieszczając je w dokumentach rekrutacyjnych w celu spełnienia obowiązków ustawowych, co jest niewłaściwą praktyką dla przykładu:

Podany przykład jest idealnym odzwierciedleniem sprzeczności. We wstępie „Oświadczenia” opiekun prawny jest informowany o podstawie prawnej wynikającej z konkretnego przepisu sektorowego, by w dalszej części oświadczał, że wyraża zgodę na realizację tego obowiązku ustawowego, notabene z nieobowiązującą już podstawą prawną wyrażenia zgody. Oświadczenie jest elementem wniosku o przyjęcie dziecka w roku szkolnym 2018/2019, który został opublikowany w Internecie przez pewną publiczną placówkę oświatową.

Bardzo ważne jest, aby nie zbierać zgód podczas realizowania obowiązków ustawowych. Taka nadmiarowość zbierania zgód może prowadzić do dezinformacji osób oraz naruszenia przepisów RODO, gdyż zgodnie z definicją zgody (art. 4, pkt. 11 RODO), musi być ona „dobrowolna”. Niestety, ale przykładów nadmiarowości zbierania zgód podczas wypełnianiu obowiązku określonego w przepisie sektorowym jest ogromna ilość. Wnioski z klauzulami zgód, często jeszcze z nieobowiązującą podstawą prawną są wszechobecne na stronach internetowych placówek oświatowych.

Dyrektorzy Szkół powinni zadbać o zgodę na przetwarzanie danych osobowych, przed opublikowaniem danych (w tym wizerunku) dziecka/rodzica/pracownika na stronie internetowej Szkoły, profilu Facebook Szkoły. Podstawą prawną zastosowania zgody na przetwarzanie danych osobowych są odpowiednio: art. 6, ust. 1, lit. a RODO, art. Art. 7 i art. 8 RODO.

Zgoda na przetwarzanie danych osobowych przy udziale w konkursach, czy warsztatach powinny być dedykowane danym przedsięwzięciom.
Warto zatem sporządzić ogólny plan roczny akcji promocyjnych Szkoły, który byłby dokumentem dostępnym dla rodziców w celu zapoznania się z zakresem przetwarzania wizerunku ich dzieci na stronie internetowej Szkoły.

Co w przypadku sprzeciwu?

W przypadku, kiedy nawet jedna osoba (w przypadku zbiorowości na zdjęciu) zgłosi sprzeciw lub odwoła zgodę. Administrator powinien zastosować odpowiednie środki techniczne gwarantujące anonimizację, bądź usunięcie zdjęcia w szczególnej sytuacji.

Administratorzy muszą pamiętać, że uczniowie pełnoletni posiadają pełnię praw, również w kwestii danych osobowych.

Chcesz sprawdzić czy w Twojej szkole dochodzi do błędów w klauzulach?
Skorzystaj ze sprawdzonego audytu


Udostępnij Treść