Straż Miejska a RODO i DODO
Od klientów Elit Partner wpływają pytania dotyczące Straży Miejskiej - jakie obowiązki w zakresie ochrony danych osobowych posiada Straż. Pytania dotyczą m.in. kwestii
- Czy Straż Miejska powinna wyznaczyć odrębnego Inspektora Ochrony Danych?
- Posiadać odrębne polityki ochrony danych?
- Kto ma prowadzić rejestr czynności przetwarzania?
Sytuację komplikuje również fakt, że często Straże Gminne i Miejskie funkcjonują w jako wydziały poszczególnych Urzędów i umiejscowione są w ich strukturze.
Wyznaczenie Inspektora Ochrony Danych
Zgodnie ze stanowiskiem Prezesa Urzędu Ochrony Danych Komendant Straży jest odrębnym administratorem danych na podstawie art. 10a ust. 2 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o strażach gminnych (Dz. U. z 2018 r., poz. 928 z późn. zm.) administratorem danych osobowych przetwarzanych w celu.
O którym mowa w art. 1 pkt 1 ustawy z dnia 14 grudnia 2018 r. o ochronie danych osobowych przetwarzanych w związku z zapobieganiem i zwalczaniem przestępczości (Dz. U. z 2019 r., poz. 125) dalej "DODO".
Zgodnie z wymaganiami DODO do wyznaczenia inspektora ochrony danych (IOD) zobowiązani są komendanci straży gminnej i miejskiej, niezależnie od tego, czy są oni umiejscowieni w strukturze urzędu gminy, czy nie. Na podstawie art. 46 ust. 1 ustawy z dnia 14 grudnia 2018 r. wskazuje, że administrator (w rozumieniu jej art. 4 pkt 1) wyznacza inspektora ochrony danych.
Źródło: https://www.uodo.gov.pl/pl/223/1038
Dokumentacja i polityki ochrony danych
Należy zaznaczyć, że w części wykonywanych przez siebie zadań, straż gminna (miejska) podlega pod inne niż RODO regulacje dot. ochrony danych osobowych. Jest to wspominania wcześniej ustawa DODO, jednym z obowiązku w niej wskazanych jest:
- Uwzględnienie w polityce sposobu dokumentowania niezbędnych środków technicznych i organizacyjnych zapewniających prawidłowość przetwarzania danych osobowych przetwarzanych w związku z zapobieganiem i zwalczaniem przestępczości.
Stąd też należy skupić się na prawidłowym opisaniu wymagań określonych przepisami ustawy z dnia 14 grudnia 2018 r. W zależności od tego czy Straż umiejscowiona jest w strukturze Urzędu mogą to być wspólne polityki ochrony danych lub całkowicie odrębne. Warto również zaznaczyć że każdy z administratorów tj. Gmina i Straż powinny prowadzić odrębne rejestry:
- Rejestr czynności przetwarzania;
- Rejestr naruszeń ochrony danych
- Inne dokumenty wprowadzone wedle potrzeb
Prezes Urzędu Ochronny Danych zwraca uwagę na dokonanie analizy obecnych zapisów polityk ochrony danych z uwzględnieniem struktury organizacyjnej i realizowanych zadań. Następnie na tej podstawie podjęcia decyzji w zakresie prowadzenia takiej dokumentacji. Zarówno Gmina jak i Straż muszą być w stanie wywiązać się z ciążących obowiązków na podstawie przepisów ochrony danych
Źródło: https://www.uodo.gov.pl/pl/225/1214
Podsumowanie
Ochronę danych osobowych w Strażach Gminnych niezależnie od faktu czy Straż jest umiejscowiona w strukturze Urzędu, należy traktować odrębnie w związku z obowiązującymi przepisami ustawy z z dnia 14 grudnia 2018 r. o ochronie danych osobowych przetwarzanych w związku z zapobieganiem i zwalczaniem przestępczości (Dz. U. z 2019 r., poz. 125).
Twoja Straż potrzebuje wsparcia z RODO? Polecamy nasz outsourcing
